An dem Projekt beteiligten sich Mitarbeiter aus dem Sozialamt, Bauordnungsamt sowie der Organisations- und Personalentwicklung.

Diese stellten der germanistischen Projektgruppe rund 70 anonymisierte, an Bürger gerichtete Amtsschreiben zur Verfügung. Überwiegend handelte es sich hier um "typische" Verwaltungsschreiben, wie z.B. Bescheide, Mahnungen u.ä.

Anschliessend wurden die Texte von der germanistischen Projektgruppe auf ihre spezifischen Schwachstellen untersucht.

Zunächst wurden die Schreiben computergestützt analysiert, um die Häufung bestimmter struktureller Merkmale zu überprüfen (z.B. Wort- und Satzlänge, Höflichkeitsmerkmale wie "bitte" und "danke" oder Elemente der persönlichen Ansprache wie "Sie" und "Ihnen").

1. Anschliessend wurden die Texte einzeln untersucht, und zwar im Hinblick auf u.a. folgende Merkmale:
   
   
2. Ordnung (z.B.: sind Zwischenüberschriften vorhanden, werden wichtige Informationen hervorgehoben?)
   
   
3. Gliederung (z.B.: sind Sinnabschnitte deutlich voneinander getrennt und bauen sie inhaltlich aufeinander auf?)
   
   
4. Verständlichkeit (z.B.: werden Fachbegriffe wo möglich vermieden und werden unbedingt notwendige Fachwörter erläutert?)
   
   
5. Serviceorientierung (z.B.: an wen kann sich der Bürger bei Rückfragen wenden?)

Im Anschluss an diese umfassende Analyse erarbeiteten die Mitarbeiter des germanistischen Projektteams für jedes Dokument einen Entwurf für eine verständlichere, bürgerfreundlichere Neufassung.